Im Interview mit Roland Gassmann, Senior Project Engineering Manager bei HZI

Im Vorfeld eines gemeinsam gehaltenen Vortrags bei der CAPEX 2016 zu dem Thema der Bedeutung von systemgesteuertem Korrespondenz- und Dokumentenmanagement bei der erfolgreichen Abwicklung von Anlagengrossbauprojekten, haben wir die Gelegenheit genutzt, uns mit unserem Vortragspartner Herr Roland Gassmann über seine Erfahrungen auszutauschen.

Herr Gassmann ist Senior Project Engineering Manager bei dem international tätigen Grossanlagenbauer Hitachi Zosen Inova.

SOBIS: Herr Gassmann, vielen Dank, dass Sie sich heute die Zeit nehmen für unser kurzes Interview und Ihre Erfahrungen mit PIRS mit unseren Lesern teilen.

Können Sie zunächst Ihre Firma und dessen Aufgabengebiet im Bereich Großanlagenbau vorstellen?

Senior Project Engineering Manager HZI, Roland GassmanHerr Gassmann: Unser Unternehmen, Hitchi Zosen Inova, hat zwei Bereiche, der eine ist Müllverarbeitung und der andere Biogasverarbeitung. Wir sind weltweit führend im Bereich Energierückgewinnung aus Abfall mit weltweit 600 Mitarbeiter, wobei in unserer Hauptniederlassung in Zürich  ca. 450 Mitarbeiter aus rund 25 Nationen arbeiten. Kernländer für unser Projektgeschäft, im Engineering, der Beschaffung und Konstruktion, sind zur Zeit vor allem in Europa, Länder wie England, Polen und im nahen Osten.

SOBIS: Welche Position haben Sie innerhalb von HZI, welche Rolle innerhalb der Projektabwicklung?

Herr Gassmann: Ich bin verantwortlich für das gesamte Engineering der Anlage. Das heißt, vom Start-Engineering bis zur Übergabe an den Kunden, für sämtliche technische Spezifikationen, sowie für die Vertragserfüllung und für das Dokumenten-Handling. Dokumenten-Handling umfasst allen voran, dass alle Teammitglieder die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit zur Verfügung haben, aber auch dass auch alle Dokumente richtig geprüft und freigegeben werden. Dabei wird vermieden, dass falsche Dokumentenrevisionen an den Kunden gehen. Zudem prüfen wir auch regelmäßig den Status der Dokumente, die wir an den Kunden gesendet haben. Die Antworten und Kommentare des Kunden werden eingearbeitet und die neuen Revisionen zurück geschickt.

80% meiner Zeit ist dann Engineering und 20% Dokumenten-Handling, aber natürlich habe ich auch Personen, die mich hierbei unterstützen.

SOBIS: Können Sie uns einen Einblick in den Umfang der Projekte sowie der Projektkomplexität geben?

Herr Gassmann: Ein gutes Beispiel eines unserer aktuellen Projekte ist das „Ferrybridge 2“ Projekt in England. Mit einer Laufzeit von rund 3 Jahren sind wir mit der Verwaltung von rund 100.000 Dokumente konfrontiert, die wir hin und her schicken werden. Im Detail heißt das, wir werden rund 2.000 verschiedene Dokumente zu unserem Kunden zur Freigabe schicken. Zudem erwarten wir etwa 10.000 Dokumente mit unseren Lieferanten zur Freigabe auszutauschen. Wir sprechen da von 80-100 Lieferanten, die uns zuliefern. Wir machen das ganze Engineering für die Anlage hauptsächlich selber, aber wir haben auch viele Unterlieferanten, die für uns bestimmte Unterkomponenten spezifizieren oder die uns anhand unserer Spezifikationen zuarbeiten.

SOBIS: Das ist wirklich enorm und die Zahlen geben uns auch bereits einen sehr guten Einblick in Ihr Geschäft und in die Komplexität, sowie den Umfang Ihrer Projekte. In dem aktuellen Projekt in England, dass Sie eben erwähnten, verwenden Sie hier zur Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung PIRS?

Herr Gassmann: Ja genau. Die Herausforderung, die sich in solchen Projekten ergibt ist, dass wir weite Distanzen von uns zentral in Zürich zu unseren Anlagengebieten haben. Wir müssen möglichst schnell und sicher Dokumente austauschen, was auf dem regulären Post- oder E-mailweg nicht zu bewerkstelligen ist. Daher haben wir ein System gebraucht, wo viele Mitarbeiter Zugriff haben, vor allem auch unsere externen Leute.

PIRS ist für das richtige Dokumenten-Handling in diesem Projekt sehr wichtig, denn die Projektmitglieder arbeiten von verschiedenen Standorten. Im Kernteam arbeiten vor Ort rund 20 Leute, aber zusätzlich werden es so um die 100-120 Leute sein, die an diesem Projekt vom Standort Zürich aus arbeiten. Dabei es müssen ja möglichst alle immer mit den aktuellsten Dokumenten arbeiten, unabhängig davon, ob sie von Anfang an im Projekt involviert waren oder gerade neu hinzu gekommen sind.

Teilweise kommen neue Teammitglieder erst nach 5 oder 6 Monaten neu ins Projekt rein, müssen Ihre Teilgebiete abarbeiten und geben die Dokumente dann weiter an andere Personen. Der Dokumentenfluss muss dabei immer gewährleistet sein bis zum Schluss, bis das Commissioning Team auf die Baustelle kommt. Dokumente, die am Anfang vom Projekt erstellt wurden, müssen dann in der aktuellsten Version übergeben werden können. Für uns ist es hier ungemein wichtig, dass der Dokumentenfluss vom Anfang bis zum Schluss lückenlos und inklusive der Kommunikation mit dem Kunden, bei der auch nochmal viele Dokumente angehängt sind, nachvollziehbar ist.

SOBIS: Welche Kriterien müssen erfüllt sein, dass der Dokumentenfluss erfolgreich nachvollzogen werden kann?

Herr Gassmann: Zum einen müssen die Dokumente im System abgelegt werden und zum andern müssen sie auch richtig abgelegt werden. Um das zu gewährleisten machen wir intern immer wieder Schulungen, in denen die Mitarbeiter für das korrekte Dokumenten-Handling sensibilisiert werden und in denen ihnen die Prozesse, die im Projekt gelebt werden, nahe gebracht werden.

SOBIS: Was genau meinen Sie mit dem „richtigen Ablegen“ von Dokumenten?

Herr Gassmann: Das richtige Ablegen bezieht sich hier zum einen natürlich auf die Ablage im korrekten Ordner, aber vor allem auch auf die Vergaben von korrekten Metainformationen, wie z.B.  Dokumentennummer, Revision,  Abgabefristen, Genehmigungsworkflow und Dokumentenverantwortlicher.

SOBIS: Welche Erfahrungen haben Sie in der Dokumentenverwaltung vor der Einführung von PIRS gemacht? Mit welchen Herausforderungen waren Sie hier konfrontiert?

Herr Gassmann: Vorher hatten wir die Dokumente auf dem Hauptlaufwerk, alle haben damit gearbeitet und sich Kopien gezogen. Dabei ließ sich nur schwer nachvollziehen, welches die aktuelle Version eines Dokuments war, welche Dokumente an den Kunden oder den Lieferanten geschickt wurden und vor allem wann ein Dokument genau verschickt worden war. Das Verschicken wurde dann auch dezentral aus dem Mail File der verschiedenen Mitarbeiter gemacht. Diese Korrespondenz und die eventuell damit verbundene Historie konnte dann nicht immer nachvollzogen werden. Wenn der betreffende Mitarbeiter zum Beispiel nicht im Büro war, hatte man keinen Zugriff auf dessen Mailverkehr. Man hatte quasi nur Zugriff auf die eigenen Ordner und die eigene Korrespondenz oder die, bei der man im CC mit gelistet war. Zudem gab es auch keine Verknüpfung von der Korrespondenz zu den Dokumenten. Generell mangelte es an Transparenz.

SOBIS: In wieweit hatte die Einführung von PIRS dann einen Einfluss auch auf Ihr Korrespondenzmanagement, intern und extern?

Herr Gassmann: Also zum einen arbeiten wir intern viel mit Workflows innerhalb von PIRS. Das heisst, der Genehmigungsprozess und die Reihenfolge der Personen, die ein Dokument genehmigen müssen, vom Reviewer bin zum Approver, ist bereits für jedes Dokument festgelegt. Der Dokumentenfluss ist also bereits vorgezeichnet und wenn ich ein neues Dokument erstelle wird im System automatisch der richtige Genehmigungsprozess hinterlegt. Verantwortliche werden automatisch per Mail informiert.

Früher hat man einen Papierausdruck gemacht, hat den durchgelesen, kommentiert, unterschrieben und eingescannt und dann an den nächsten weitergeschickt. Dieser druckte es dann wieder aus. Mit PIRS sparen wir zum einen viel Papier und Zeit und zum andern kann man jederzeit nachvollziehen, an welcher Stelle des Prozesses sich ein Dokument befindet.

Generell kann man also sagen dass durch PIRS auch unsere interne Korrespondenz wesentlich transparenter wurde.

SOBIS: Das freut uns zu hören. Wie handhaben Sie Revisionen und die Verfolgung von Fristen in Ihrem Projekt?

Herr Gassmann: Bei Revisionen ist immer die aktuellste, mit den wichtigen Meta-Informationen wie den Abgabefristen in PIRS hinterlegt. Wenn jemand ein Dokument neu revisioniert, nimmt er die aktuellste Revision aus PIRS, stellt die neue Revision nach gemachter Anpassung wieder in PIRS ein und aktiviert den Freigabeprozess.

Nach der internen Freigabe, wird die neue Revision dann aus PIRS an den Kunden oder Lieferanten geschickt und dabei automatisch eine Antwortfrist gesetzt. Diese Frist wird in der Mail auch an den Kunden bzw. Lieferanten kommuniziert und kann von unserer Seite aus dem System abgefragt und verfolgt werden. Wenn die Frist dann überfällig ist, kann man den Kunden oder Lieferanten eine Erinnerungsmail schicken und auf ablaufende oder überfällige Fristen hinweisen. So haben wir den Kunden und Lieferanten unter Kontrolle und sie im Gegenzug auch uns. Und so können wir theoretisch auch immer den Regelterminplan einhalten.

SOBIS: Würden Sie sagen, dass durch die Unterstützung eines Systems wie PIRS mit Einfluss auf Dokumenten- und Korrespondenzmanagement, auch Vorteile wie Zeit-und Kostenersparnis im Projekt erzielt werden?

Herr Gassmann: Es lassen sich sowohl Zeit- als auch Kosteneinsparungen erzielen, vor allem in einem Projekt, wo wir von 100.000 Dokumenten ausgehen, die wir im System sehen und verfolgen. Durch die einfachen Such und Filteroptionen findet man schnell die Dokumente, die man aktuell braucht und kann gezielt Informationen aus dem System ziehen. Und durch das Reporting können wir mit einem Klick auch sehen wie der aktuelle Stand ist. Früher musste man ja separate Excel-Listen mit den Kerninformationen, ob ein Dokument versandt wurde und Kommentare von Kunden / Lieferanten erhalten wurde etc., parallel nachführen. Hier sehen wir ein ganz klares Zeitersparnis.

Durch das ausführliche Reportingangebot investieren wir hier zwar unterm Strich vielleicht etwas mehr Zeit, aber dafür haben wir unseren Terminplan so besser im Griff, da wir unsere aktuellen Dokumententermine besser mit dem Terminplan abgleichen können. Vorher haben wir allein fast 2 Wochen gebraucht den Terminplan einzuarbeiten und konnten dann gleich wieder von vorne beginnen, um die aktuellen Termine der neuen Revision nachzupflegen.

Und diese Zeitersparnis wirkt sich dann auch direkt auf die Einsparung von Kosten aus, denn das ist Geld, dass wir nicht mehr ausgeben müssen.

SOBIS: Herr Gassmann, was uns nun noch abschließend interessiert ist natürlich Ihre persönliche Meinung zu PIRS.

Herr Gassmann: Für mich war es natürlich zunächst eine Umstellung von dem Arbeiten mit Word und lokaler Ablage und mit meinem Mail File hin zu einem neuen System, aber nach einer Umgewöhnungsphase von ca. 2 Wochen, war es für mich genauso einfach wie vorher das Arbeiten mit Word oder meinem Mail File. Seither schreibe ich praktisch gar keine Mails mehr aus meinem Mail File und mache eigentlich alles mit PIRS. Vor allem für interne Kommunikation sehe ich hier große Vorteile. Denn erstens ist es schneller und zweitens sehe ich nicht nur ich, was ich geschrieben habe. Das heisst, ich muss mich nicht mehr um eine parallele Ablage kümmern, um anderen Zugriff auf die Informationen zu geben. Alles was kommuniziert wurde, ist direkt für das gesamte Team sichtbar. Getroffene Entscheidungen sind dann nachvollziehbar und ich kann auch Jahre später Entscheidungsprozesse noch rekonstruieren.

SOBIS: Würden Sie PIRS weiterempfehlen?

Herr Gassmann: Ja, natürlich. Ich muss auch sagen, dass mir keine anderen Systeme bekannt sind, die Korrespondenz in der Weise mit einbinden, wie PIRS es tut. Allein schon deshalb, würde ich PIRS weiterempfehlen.

SOBIS: Das ist ein schönes Schlusswort, Herr Gassmann. Nochmals, vielen Dank für Ihre Zeit.