Die Bedeutung von Dokumentation im Claim Management

1155PM-Logo_neu-TwitterIm Interview mit Jürgen Hahn, Experte für Claim Management im Anlagenbau

Der Begriff Nachforderungsmanagement, in Fachkreisen auch besser bekannt als Claim Management, war und ist teilweise auch heute noch im deutschsprachigen Raum negativ belastet. Man verbindet hiermit Gedanken an Konfrontation, ungerechtfertigte Forderungen, gerichtliche Auseinandersetzungen und schlechte Kundenbeziehungen. Daher vernachlässigen oder umgehen viele Unternehmen die konkrete Auseinandersetzung sowie aktive Umsetzung eines effizienten Claim Managements.

In den letzten Jahren hat sich hingegen, besonders im Hinblick auf die erfolgreiche Realisierung großer Anlagenbauprojekte, gezeigt, dass es für hieran beteiligte Unternehmen zum einen notwendig ist proaktives Claim Management im Projektalltag zu betreiben und zum anderen zeichnet sich ein Wandel bezüglich der negativen Haltung hierzu ab.

Um unseren Lesern einen Einblick in die Bedeutung und Stellung der Dokumentation für effizientes Claim Management bei der Umsetzung von industriellen Investitionsprojekten zu geben, haben wir einen Experten auf diesem Gebiet, Herrn Jürgen Hahn, hierzu befragt.

Jürgen HahnHerr Hahn ist Leiter Beratung und Mitinhaber des Beratungsunternehmens 11:55 PM consultants GmbH. Seine wesentlichen Fachgebiete sind die Organisationsberatung mit Fokus auf das Claim & Contract Management in Unternehmen, sowie das operative Claim & Contract Management in laufenden Projekten der Kunden der 11:55 PM consultants GmbH.

Mit über 20 Jahren Erfahrung im Claim & Contract Management im industriellen Projektgeschäft hat Herr Hahn schon so manches Projekt durch Turbulenzen begleitet.

SOBIS: Herr Hahn, bitte beschreiben Sie Ihr Unternehmen in wenigen Worten für unsere Leser.

Die 11:55 PM consultants GmbH ist spezialisiert auf die Lösung von vertraglichen und kaufmännischen Problemen in den Projekten unserer Kunden aus dem Großanlagenbau, dem Sondermaschinenbau und der Offshore-Industrie. Kurz gesagt: Commercial, Contract & Claim Management ist unser Fokus. Und dieser gliedert sich in unsere drei Geschäftsbereiche „Interim-Management“, „Organisationsberatung“ und „Executive Search“.

SOBIS: Mit welchen Herausforderungen sind Sie hauptsächlich konfrontiert, wenn Unternehmen Ihre Hilfe in Anspruch nehmen?

Im wesentlichen sind es zwei Herausforderungen: 1.) Unser Einsatz als Claim Manager in den Projekten unserer Kunden wird meist viel zu spät initiiert. 2.) Die fachgerechte Dokumentation von claim-management-relevanten Aspekten in den Projekten unserer Kunden, in denen wir zum Einsatz kommen, ist häufig unübersichtlich, meistens nicht frist- und oft nicht formerfordernisgerecht erfolgt. Diese Aussagen gelten überwiegend für unsere Einsätze als Claim Manager auf Interim-Basis. Wenn wir über Organisationsberatung reden, stellt es sich oftmals so dar, dass viele Unternehmen die Komplexität von Claim Management oftmals unterschätzen. Claim Management wird hier als Aufgabe von Einzelnen verstanden und nicht als Teamaufgabe von Kaufmann, Techniker und Juristen.

SOBIS: Wie und wann werden in der Regel externe Claim Manager im Projektverlauf integriert und akzeptiert?

Externe Claim Manager werden dann von internen Mitarbeitern akzeptiert, wenn sie spürbare Entlastung für das Projektteam bringen und diesem Luft zum Atmen verschaffen, damit das Team sich auf die Arbeit am und im Projekt konzentrieren können. Und sie werden dann akzeptiert, wenn der kaufmännische und vertragliche Druck im Projekt so groß geworden ist oder groß zu werden droht, dass das Projekt nicht mehr wie geplant abgeschlossen werden kann.

SOBIS: Welche Rolle spielt Dokumentation in Bezug auf ein erfolgreiches Claim Management?

Wer schreibt, der bleibt. Dies gilt besonders für wirkungsvolles Claim Management. Wenn ein Unternehmen sich über die Behandlung von eigenen und fremden Mehrforderungen Gedanken macht, dann muss dies unbedingt den strukturierten Umgang mit der geeigneten Dokumentation von Ablaufstörungen, Abweichungen und Änderungen mit einschließen. Aber nicht nur dies; die diesbezügliche Korrespondenz mit den Vertragspartnern muss lückenlos und strukturiert vorliegen. Nicht zuletzt auch, um vertragliche Fristen zur Claim-Behandlung einhalten zu können. Und ganz wichtig: Claims müssen prüfbar sein, um sie sachgerecht behandeln zu können. Claim Management ist nicht zu vergleichen mit einer Poker-Runde im Hinterzimmer, in der man mal eben blufft. Gutes Claim Management ist auch „Story-telling“ unter Beifügung von Beweisen und Einhaltung von strukturierter, vertragskonformer Korrespondenzführung. Die drei Zauberworte des Claim Managements heißen: Dokumentation. Dokumentation. Dokumentation.

SOBIS: Welche Gewichtung hat an dieser Stelle die Korrespondenz und welche rechtliche Beweisgrundlage bietet diese?

Der claim-management-relevanten Korrespondenz kommt ein sehr hohes Gewicht innerhalb des Projektmanagements und daraus abgeleitet des Claim Managements zu. Vertragsparteien müssen kommunizieren, um Ihren wechselseitigen Willen im Projekt zu verdeutlichen. Ebenso müssen sie sich über aktuelle oder kommende Umstände und deren Konsequenzen im/für das Projekt austauschen, um steuernd eingreifen zu können. Richtig rechtlich relevant werden diese Kommunikationsflüsse aber erst wenn sie auch dokumentiert werden und damit die Historie der Willensbildung der Vertragsparteien und der Entwicklung der Umstände im Projekt damit prüfbar wird.

SOBIS: Hinsichtlich einer gut strukturierten und beweiskräftigen Dokumentation, was sollte unbedingt dokumentiert werden?

Es gelten eigentlich drei Grundregeln: „Wisse genau was der Vertrag von Dir fordert“. „Tue nichts über die Bestimmungen des Vertrages hinaus, ohne lückenlose geeignete Dokumentation Deines Tuns zu schaffen“ und „Tue exakt was der Vertrag fordert, aber ohne Beeinträchtigung anderer“. Hieraus lässt sich ableiten, was dokumentiert werden sollte. Einen Rundumschlag möchte ich hier nicht machen. Aber grundsätzlich sollten der Schriftverkehr, der den Vertragsgegenstand in irgendeiner Form berührt, in geeigneter Form dokumentiert, werden, genauso wie Umstände, die ein vom Plan abweichendes Handeln der Vertragsparteien notwendig machen. Der Mensch hat die Schrift erfunden, um Wissen weitergeben zu können, ohne dass die „Wissenden“ anwesend sein müssen. Auf das Claim Management übertragen heißt dies: Die Story der Entstehung von Mehrforderungen und deren Behandlung muss prüfbar sein, ohne dass die „Wissenden“ in diesem Kontext anwesend sein müssen.

SOBIS: Wer sollte Ihrer Meinung nach in den Dokumentationsprozess mit eingebunden werden?

Zu Beginn unseres Gespräches hatte ich die These aufgestellt, dass Claim Management eine Teamaufgabe ist. Hieraus wird klar, dass jeder an der Projektabwicklung beteiligte Mitarbeiter entlang der gesamten Wertschöpfungskette seine Aufgaben innerhalb des Dokumentationsprozesses im Projekt hat. Jetzt hat jeder Mensch seine eigene „Sprache“ und seine eigene Wahrnehmung von Sachverhalten. Um dieses zu vereinheitlichen, ist es empfehlenswert, dass zu Beginn eines Projektes ein Claim-Management-Handbuch für das Projekt geschrieben wird. Dieses Handbuch sollte dann unter anderem beinhalten, welche Rolle im Projekt welchen Sachverhalt wann, wie und wo zu dokumentieren hat. Dies ist wichtig, um lückenlose Dokumentation von Mehrforderungen und deren Behandlung sicherzustellen. Und es vermeidet späteres hektisches Suchen und „Nachproduzieren“ von Belegen. Deren Glaubhaftigkeit dann sowieso zweifelhaft sein dürfte.

SOBIS: Claim Management hat ja in Deutschland einen eher negativen Stand. Würden Sie sagen, dass sich diese Haltung in den letzten Jahren gewandelt hat? Wenn ja, warum meinen Sie verhält sich das so?

Ja, es ist so. Dem Claim Management hat in Deutschland nach wie vor einen negativen Stand. Dies kommt wahrscheinlich daher, dass einen Claim stellen ja bedeutet: „Da will jemand Geld haben und der andere will es nicht hergeben“. Bei Geld hört bekanntlich die Freundschaft auf. Sprich, ein Konflikt steht im Raum, der es vermeintlich verhindert, dass die Vertragsparteien sich über die gemeinsam erreichten Ziele im Projekt freuen. Diese Freude muss man sich aber als Unternehmen leisten können. In Zeiten, in denen die Profite in den  Projekten deutscher Anlagenbauer schmaler werden, resultierend aus einem technologisch erstarkten Wettbewerbsumfeld in Asien; einhergehend mit dort geringeren Lohnstückkosten, musste es jedoch dazu kommen, dass Claim Management plötzlich „salonfähig“ wird. Gleichwohl es niemals ein Schmuddelkind war, sondern stets nur –wenn man es strukturiert und fair betreibt- ein strategisches Instrument zur Erfüllung des zwischen den Vertragsparteien geschuldeten Leistungssolls.

SOBIS: Auf Basis Ihrer langjährigen Erfahrungen im Claim Management, können Sie unseren Leser noch eine Best Practice mit auf den Weg geben?

Meine persönliche Best-Practise kann ich nennen. Auch wenn Claim Management sehr viel mit Verträgen, Dokumentation und Korrespondenz zu tun hat, sollte es stets einhergehen mit dem gesprochen Wort. Im Klartext heißt dies; dass die Übersendung eines „kritischen“ Schriftstücks stets vorbereitet werden sollte, durch eine erklärende Ankündigung dieses Schriftstücks „auf der Tonspur“. Das erhält partnerschaftliche Beziehungen und für diese ist gutes Einvernehmen wichtig, trotz existierender unterschiedlicher Auffassungen. Fairness sollte oberste Maxime sein, für beide: Auftraggeber und Auftragnehmer.

By |2016-10-13T06:09:11+00:00April 19th, 2016|PIRS:Claim|Kommentare deaktiviert für Die Bedeutung von Dokumentation im Claim Management