PIRS im Einsatz für die Feuerwehr

Die Feuerwehr ist einer der Grundpfeiler unserer Gesellschaft und besonders die freiwillige Feuerwehr gibt jeder Gemeinde ein verstärktes Gefühl von Gemeinschaft, Sicherheit und Verlässlichkeit.

Als Unternehmen, das sich immer wieder sozial engagiert, unterstützt SOBIS regelmäßig soziale und öffentliche Einrichtungen. Im November 2014 war das Anliegen der Feuerwehr Rohrdorf allerdings eines der besonderen Art. Der verantwortliche Chef Maschinisten und Fahrer der freiwilligen Feuerwehr Rohrdorf, Herr Roman Porta kam mit der Bitte auf uns zu, unser Dokumenten- und Korrespondenzmanagement System PIRS für eines ihrer Projekte einsetzen zu können.

Roman Porta, verantwortliche Chef Maschinisten und Fahrer der freiwilligen Feuerwehr Rohrdorf, im Feuerwehreinsatzwagen

Herr Porta ist bereits vertraut mit PIRS durch seine Arbeit bei Bombardier, ein langjähriger PIRS Kunde, der mit unserem Managementsystem bereits viele Anlagenbauprojekte erfolgreich abgeschlossen hat.

Seit Dezember 2014 wird PIRS nun bei der Freiwilligen Feuerwehr Rohrdorf aus dem Schweizer Kanton Aargau eingesetzt. In einem kurzen Interview stellt Herrn Porta uns heute das Projekt vor und teilt seine Erfahrungen mit dem Einsatz von PIRS für die Projektabwicklung.

SOBIS: Herr Porta, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein Interview mit uns nehmen. Was ist Ihre Aufgabe bei der Feuerwehr Rohrdorf?

Herr Porta: Ich bezeichne in der Feuerwehr den Grad von Oberleutnant und bin normalerweise verantwortlich für die Maschinisten und Fahrer. Bei diesen beiden Gruppen tragen ich die Verantwortung für die Ausbildung und die Umsetzung des Gelernten in den laufenden Betrieb. Zu dieser Aufgabe habe ich noch die Zusatzaufgabe von unserem neuen Projekt, bei dem wir PIRS einsetzen. Hier geht es um die Ersatzbeschaffung von unserem aktuellen Tanklöschfahrzeug.

SOBIS: Was genau ist ein Tanklöschfahrzeug?

Herr Porta: Ein Tanklöschfahrzeug ist ein Lastwagen mit der Haupteigenschaft 3000 L Wasser mitzuführen und einer eingebauten Feuerlöschpumpe im Heck. Zudem gehört sehr viel Material zum Inventar des Fahrzeugs. Es ist das Hauptfahrzeug, das wir immer als erstes benötigen bei jeglichen Interventionen, sei es ein Brand oder eine technische Hilfeleistung wie z.B. Wasser aus einem Keller pumpen. Vom Scheinwerfer zur Beleuchtung beim Nachteinsätzen, über ein Rettungsbrett zur Bergung von Personen bis hin zur Atemschützausrüstung für die Kollegen, die bei einem Einsatz in ein brennendes Gebäude gehen müssen, ist für jede Situation etwas dabei.

Einsatz der Freiwilligen Feuerwehr Rohrdorf Novemebr 2014

SOBIS: Wird das Fahrzeug dann individuell auf Ihre Bedürfnisse hin entworfen oder ist es ein Standardfahrzeug mit der Option für Erweiterungen?

Herr Porta: Bei uns in der Schweiz ist das von Gemeinde zu Gemeinde oder zumindest von Kanton zu Kanton verschieden. Wir haben bei uns die Möglichkeit, ein auf uns zugeschnittenes Fahrzeug evaluieren zu können. Es gibt gewisse Vorgaben, die sind aber relativ einfach und alles Weitere können wir bestimmen, so dass wir letzten Endes festlegen wie das fertige Fahrzeug dastehen soll.

SOBIS: Wie sind Sie darauf gekommen, dass PIRS Sie in diesem Anschaffungsprojekt gut unterstützen kann? In welcher Weise ist PIRS für Sie bei diesem Projekt interessant oder wichtig?

Herr Porta: Ich hatte für die freiwillige Feuerwehr vor fünf Jahren bereits ein ähnliches Projekt gemacht, wo es auch um ein typisches Beschaffungsprojekt ging. Dabei haben wir die Erfahrung gemacht, dass es in so einem Projekt viele Dokumente und viel Kommunikation gibt und dass dessen Verwaltung recht aufwendig und teilweise auch schwierig ist. Das gleiche Dokument liegt bei verschiedenen Leuten, es gibt viel Kommunikation mit Lieferanten und diese Emails müssen dann wieder untereinander verteilt werden. Es war ein ungeordneter Stapel Papier und den Überblick zu behalten war recht aufwendig.

Ich kenne PIRS von meiner täglichen Arbeit bei Bombardier und habe da die Vorzüge kennengelernt. Das ganze Projektmanagement wird anhand so einer Datenbank wesentlich vereinfacht. Daher lag die Verwendung von PIRS nahe und als ich bei SOBIS angefragt habe, hat man spontan zugesagt. Wir schätzen es sehr, dass wir PIRS für unser Projekt nutzen können.

SOBIS: Wie häufig kommt PIRS für die Abwicklung dieses Projekts zum Einsatz, täglich, wöchentlich?

Herr Porta: Das kann täglich oder auch einmal im Monat sein.

SOBIS: Sie haben ja gerade schon angeschnitten in welche Richtung die Nutzung von PIRS in Ihrem Projekt geht, also vor allen Dingen die Korrespondenz- und Dokumentenverwaltung. Ist das die übergeordnete Funktion die PIRS bei Ihrem Projektgeschäft erfüllt?

Herr Porta: PIRS wird bei uns recht breit genutzt. Die Hauptrolle von PIRS für uns ist als erstes ein Informationsträger, wo alle Informationen zu finden sind und von wo aus diese auch verteilt werden. Es ist aber auch ein Arbeitswerkzeug für unsere Aufgaben. Wir nutzen PIRS Action Items um unsere „To Dos“ aufzuschreiben, zu prüfen, nachzuverfolgen und auch mit anderen Dokumenten in PIRS zu verlinken. Wir verwenden auch häufig Library Items für die interne Informationsverteilung. Wir haben z.B. Library Items als Ideenspeicher angelegt, in denen wir alle Ideen für das neue Fahrzeug sammeln und da haben auch alle meine Kollegen schon Einträge gemacht. PIRS ist also der Zentralpunkt von der Projektverwaltung.

SOBIS: Wie ist die Einführung von PIRS bei Ihren Kollegen aufgenommen worden und was schätzen Sie wie lange die Einführungszeit war?

Herr Porta: Die Einführung hat gut funktioniert. PIRS wurde auch gut akzeptiert. In der Hauptgruppe haben wir 5 Leute, da kommen noch zwei Gemeindevertreter dazu.

Wir haben dabei ein volles Spektrum von Benutzer. Es gibt die Spezialisten, bei denen ich mich auch dazu zähle, dann haben wir die Anwender, die es gewöhnt sind, bei der täglichen Arbeit mit solchen Systemen umzugehen und dann gibt es auch die, die kaum Erfahrung damit haben. Die Datenbank ist bei allen akzeptiert.

(Bild: mekipics.ch – facebook.com/mekipics)

Um die Akzeptanz zu fördern und die Kollegen mit ins Boot zu holen, habe ich einige Anleitungen geschrieben, also zusätzlich zu den von Ihnen angebotenem PIRS Guide. Da dieser in Englisch ist und nicht alle Kollegen des Englischen so mächtig sind, waren die zusätzlichen Anleitungen notwendig. Diese haben wir in einem Library Item zusammengefasst. So konnten sich die Kollegen die Anleitungen dann als Favoriten definieren und auf ihr Dashboard verlinken, so dass sie gleich nachschauen können, wenn sie etwas nicht wissen.

SOBIS: Das ist eine sehr gute Idee, Herr Porta. Haben Sie neben den Kurzanleitungen auch interne Schulung gemacht oder eine kurze Einführung gegeben?

Herr Porta: Wir haben bei einer Sitzung mit den Kollegen eine Einführung gemacht, in der wir das Wesentlichste erklärt haben. Dann habe ich den Kollegen angeboten, sich bei Fragen bei mir zu melden.

SOBIS: Sind Ihre Kollegen auch wie Sie ehrenamtlich tätig oder sind auch Hauptamtliche involviert?

Herr Porta: Das sind alles Freiwillige, bis auf den Kommandant. Der Kommandant macht das grundsätzlich aber auch Nebenberuflich, parallel zu seinen Hauptaufgaben.

SOBIS: Es ist natürlich einfacher, wenn man auf täglicher Basis mit einem neuen Tool arbeitet als wenn man, wie in Ihrem Fall, nicht die tägliche Übung hat. Anwender müssen sich dann häufig neu reinarbeiten. Würde Sie trotzdem sagen, dass die Nutzung unproblematisch und reibungslos läuft?

Herr Porta: Ja, das kann man so sagen. Die meisten benutzen PIRS nur sporadisch und es kann gut sein, dass sie sich dann erst wieder rein finden müssen. Die Kollegen, die sich dann wirklich nicht sofort zurechtfinden, können auch um Hilfe bitten und wir unterstützen sie beim Einpflegen von Dokumenten. Der erste wichtige Schritt ist, dass das Team akzeptiert hat, dass es da eine Datenbank gibt, in der alle Dokumente abgelegt werden müssen.

SOBIS: Im Hinblick auf Ihre Erfahrungen mit dem Projekt vor 5 Jahren, wo Sie keine zentrale Datenbank hatten; welche Zeit- und Kostenersparnisse haben Sie in diesem Projekt dank PIRS?

Herr Porta: Das ist eine gute Frage. Für mich persönlich ist es allerdings ein bisschen schwierig einzuschätzen, weil ich wie beim vorherigen Projekt sozusagen der zentrale Anlaufpunkt war. Ich hatte im vorigen Projekt in der Projektleitung auch alle Dokumente verfügbar, weil alles bei mir zusammen lief. Die Einsparung ist wohl eher bei den Kollegen, die schneller die Dokumente zur Verfügung haben. Um eine Nummer zu sagen würde ich sagen, man spart ca. 10% an Zeitaufwand. Aber ist es schwierig, da eine eine genaue Zahl zu nennen. Was ich aber auf jeden Fall sagen kann ist, dass einem die Arbeit erleichtert wird und man Informationen immer schnell zur Hand hat.

An sich ist die ganze Dokumentation auch eigentlich Präventiv-Arbeit, also Vorarbeit für später, wenn ich was nachschauen muss und die Information dann gezielt suchen und schnell finden kann. Gewisse Leute würden vielleicht sagen, dass es Zusatzaufwand ist. Aber es ist wie überall, man muss zuerst sähen bevor man erntet und die meisten sind dann in der Erntephase nicht mehr dabei. Die Erntephase kann dann sein, wenn der Gemeinderat nach weiteren Dokumenten fragt. Aber wenn alle richtig mit dem System arbeiten, hat man alle Informationen und Dokumente zentral verfügbar und das ist der größte Vorteil.

SOBIS: Gibt es noch Funktionen, die PIRS für Sie noch attraktiver machen würde?

Herr Porta: An sich habe ich keine weiteren Wünsche. Unsere Bedürfnisse sind alle gedeckt und es gibt jetzt keine Grundfunktionen, die ich vermisse. Es gibt gewisse Funktionen, die ich von PIRS Lotus Notes her kennen, die mir noch fehlen, wie z.B. Dokumente in mehreren Ordnen anzuzeigen oder auch unabhängig von einer Internetverbindung mit einer Lokalen Replik arbeiten zu können. Aber natürlich wissen wir, dass PIRS Web eine Webapplikation ist und wir daher nicht die gleichen aber dafür andere Möglichkeiten haben, die Datenbank zu nutzen.

SOBIS: Sie hatten vorhin erwähnt, dass Sie die in PIRS Web angebotenen Möglichkeiten zur Personalisierung wie z.B. das Dashboard und die Favoriten nutzen. In wieweit profitieren Sie hiervon?

Herr Porta: PIRS Web hat schon einige spannende neue Funktionen, aber an sich bevorzuge ich PIRS Lotus Notes, denn für mich persönlich sie es komfortabler. Generell ist es aber schwer zu sagen, was besser ist, da beides Vor- und Nachteile hat.

Roman Porta vor Feuerwehreinsatzwagen

 

Letzten Endes ist es wie der Vergleich von einem Auto mit einem Motorrad. Was ich auf jeden Fall sagen kann ist, dass PIRS Web für ein Web-Tool sehr gut gemacht ist und im Vergleich von den Webanwendungen, die ich bisher kennengelernt habe auf der Rangliste ganz oben steht. Alle im Web vorhandenen Möglichkeiten werden mit PIRS Web voll ausgeschöpft.

SOBIS: Wie ist ihre persönlich Meinung zum SOBIS Support?

Herr Porta: Der Support bei SOBIS ist ausgezeichnet. Da kann man wirklich gar nichts sagen. Die Probleme werden angegangen und gelöst und man fühlt sich gut aufgehoben, sowohl am Telefon als auch per Email.

SOBIS: Hätten sie noch was zu Ergänzen oder würden Sie gerne noch etwas hinzufügen?

Herr Porta: Ich bin gespannt, wie sich PIRS Web weiter entwickeln wird und welche neuen Funktionen noch dazu kommen werden. PIRS ist ein sehr einfaches Tool, wo man sich sehr schnell zurecht findet, auch gegenüber anderen Möglichkeiten.

SOBIS: Heißt das, dass Sie PIRS weiterempfehlen würden?

Herr Porta: Natürlich empfehle ich PIRS weiter, aber es ist schwierig wo, beziehungsweise wann sich hier die Gelegenheit bietet. Sicher wenn meine Kollegen fragen, spreche ich immer sehr positiv über PIRS und wenn jemand ein Projekt starten würde und ein Dokumentenmanagement System sucht, wäre meine Empfehlung immer SOBIS.